In diesem Beitrag
- Welche Arten von KI gibt es fürs Büro?
- Die Übersicht: Preis, Daten, Aufgaben, Aufwand
- ChatGPT: der Allrounder zum Fragen
- Claude: stark bei langen Texten
- Microsoft 365 Copilot: KI in Outlook und Word
- Gemini: KI im Google-Paket
- KI-Telefonassistenten: wenn das Telefon der Engpass ist
- KI-Büro-Agenten: wenn die KI mitarbeiten soll
- Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
- Häufige Fragen
- Chat-Assistenten wie ChatGPT und Claude sind günstig und vielseitig, arbeiten aber nur, wenn du sie fragst.
- Copilot und Gemini lohnen sich vor allem, wenn dein Betrieb schon komplett mit Microsoft 365 oder Google Workspace arbeitet.
- Telefon-KI löst ein anderes Problem: verpasste Anrufe. Sie schreibt keine Angebote.
- KI-Büro-Agenten wie machmal arbeiten in deinen Programmen und legen Entwürfe zur Freigabe vor. Das spart mehr Zeit, braucht aber mehr Vertrauen und Einrichtung.
OffenlegungDieses Portal ist ein Angebot von machmal. machmal ist einer der Anbieter in diesem Vergleich (Abschnitt KI-Büro-Agenten). Preise Stand September 2026, beim Anbieter prüfen. US-Dollar-Preise sind netto, in Euro können je nach Land Umsatzsteuer und Kurs dazukommen.
Welche Arten von KI gibt es fürs Büro?
Hilfreich ist eine Frage: Wer macht die Arbeit, und wo passiert sie?
- Chat-Assistenten (ChatGPT, Claude): Du schreibst eine Frage, die KI antwortet. Die Arbeit passiert im Chatfenster.
- KI in Office-Paketen (Microsoft 365 Copilot, Gemini in Google Workspace): Die KI sitzt in Mail, Textverarbeitung und Tabellen und kennt deine Dateien.
- KI-Telefonassistenten: nehmen Anrufe an, wenn du nicht kannst, und schicken dir eine Zusammenfassung.
- KI-Büro-Agenten (zum Beispiel machmal): werden mit Postfach, Kalender und Rechnungsprogramm verbunden, bereiten Aufgaben selbst vor und legen sie dir zur Freigabe vor.
Die Übersicht: Preis, Daten, Aufgaben, Aufwand
| Lösung | Preis ab | Daten | Erledigt selbst | Einrichtung |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Plus / Business | Plus rund 23 € inkl. MwSt., Business 20 US-$ je Nutzer (Jahreszahlung) | OpenAI, USA | Texte, Auswertungen, auf Zuruf | Minuten |
| Claude Pro / Team | Pro 17 US-$ (Jahreszahlung), Team 20 US-$ je Nutzer | Anthropic, USA | Texte, lange Dokumente, auf Zuruf | Minuten |
| Microsoft 365 Copilot | Copilot Business 21 US-$ je Nutzer plus Microsoft-365-Lizenz | Microsoft, EU-Datengrenze | Arbeitet in Outlook, Word, Excel, Teams | Stunden bis Tage |
| Gemini in Google Workspace | in Business Standard, 13,60 € je Nutzer | Google-Cloud | Hilft in Gmail, Docs, Meet | Minuten |
| KI-Telefonassistent | je nach Anbieter | je nach Anbieter | Anrufe annehmen, Anliegen notieren | Stunden |
| KI-Büro-Agent (machmal) | 99 € zzgl. USt. plus KI-Zugang | Server in Deutschland, Modell meist USA | Mails, Angebote, Rechnungen als Entwurf | ein Nachmittag (laut Anbieter) |
Stand September 2026, beim Anbieter prüfen. Monatliche Zahlung ist meist teurer.
ChatGPT: der Allrounder zum Fragen
ChatGPT von OpenAI ist der bekannteste Chat-Assistent. Er schreibt Mails, formuliert Angebotstexte um, fasst PDFs zusammen und wertet Tabellen aus. Für Einzelpersonen gibt es Plus, für Teams den Tarif Business. Ein wichtiger Unterschied: In Business werden deine Inhalte laut OpenAI standardmäßig nicht zum Training genutzt, in Plus musst du das in den Einstellungen unter „Datenkontrollen“ selbst abschalten.
ChatGPT Plus / Business
Plus rund 23 € im Monat inkl. MwSt., Business 20 US-$ je Nutzer (Jahreszahlung) oder 25 US-$ monatlich, ab 2 Nutzern. Stand September 2026, beim Anbieter prüfen.
- Texte, Mails und Übersetzungen in Sekunden
- Auswertung von Tabellen und PDFs
- Solo-Selbstständige, die schnell starten wollen
- Aufgaben, die ohne deine Frage erledigt werden sollen
- Kundendaten im Privat-Tarif
- Betriebe, die Datenverarbeitung nur in der EU wollen
Claude: stark bei langen Texten
Claude von Anthropic ist der direkte Konkurrent. Er ist besonders stark bei langen Dokumenten wie Verträgen oder Ausschreibungen. Im Tarif Team werden Inhalte laut Anthropic standardmäßig nicht fürs Training verwendet, in Pro entscheidest du das in den Einstellungen.
Claude Pro / Team
Pro 17 US-$ im Monat bei Jahreszahlung oder 20 US-$ monatlich, Team 20 US-$ je Nutzer (Jahreszahlung). Stand September 2026, beim Anbieter prüfen.
- Lange Verträge und Unterlagen prüfen
- Texte, die nicht nach Maschine klingen
- Wer sorgfältige, ausführliche Antworten mag
- Bilder erzeugen
- Arbeit direkt in Outlook oder Gmail
- Kundendaten im Einzeltarif
Microsoft 365 Copilot: KI in Outlook und Word
Copilot ist die richtige Wahl, wenn dein Betrieb ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet. Er fasst lange Mailverläufe in Outlook zusammen, schreibt Entwürfe in Word und hilft bei Formeln in Excel. Für Betriebe bis 300 Nutzer gibt es Copilot Business als Zusatz zur vorhandenen Microsoft-365-Lizenz. Wie sich das rechnet, steht in unserem Beitrag Copilot im Kleinbetrieb.
Microsoft 365 Copilot Business
21 US-$ je Nutzer im Monat bei Jahresbindung, zeitweise Aktionspreise, zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz. Stand September 2026, beim Anbieter prüfen.
- Betriebe, die komplett mit Outlook, Word, Excel und Teams arbeiten
- Zusammenfassungen von Mails und Besprechungen
- Datenschutz im gewohnten Microsoft-Vertrag
- Betriebe, die Microsoft nur für Mail nutzen
- Kleine Budgets, weil pro Nutzer gezahlt wird
- Aufgaben in Programmen außerhalb von Microsoft
Gemini: KI im Google-Paket
Für Betriebe mit Gmail und Google Kalender ist Gemini der naheliegende Weg. Google hat die KI in die Workspace-Tarife eingebaut: In Business Standard hilft Gemini in Gmail, Docs, Tabellen und Meet. Im günstigeren Starter-Tarif ist die KI laut Google auf Gmail und die Gemini-App beschränkt.
Gemini in Google Workspace
In Business Standard enthalten, 13,60 € je Nutzer im Monat (Jahresabo). Stand September 2026, beim Anbieter prüfen.
- Betriebe, die schon Google Workspace nutzen
- Günstiger Einstieg, weil kein Aufpreis
- Mails und Protokolle zusammenfassen
- Betriebe mit Outlook und Microsoft-Dateien
- Arbeit in Buchhaltungs- oder Branchensoftware
- Wer eine KI will, die Aufgaben selbst anstößt
KI-Telefonassistenten: wenn das Telefon der Engpass ist
Telefon-KI löst ein ganz anderes Problem als ein Schreibassistent. Sie nimmt Anrufe an, wenn du auf der Baustelle, beim Patienten oder im Termin bist, fragt das Anliegen ab und schickt dir eine Zusammenfassung. Die Preismodelle unterscheiden sich stark. Mehr dazu im Ratgeber zu KI-Telefonassistenten.
KI-Telefonassistent
Je nach Anbieter, meist Grundgebühr plus Minuten oder Pakete.
- Betriebe, die viele Anrufe verpassen
- Einfache Anliegen wie Terminwünsche und Rückrufbitten
- Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten
- Schreibarbeit wie Angebote und Rechnungen
- Schwierige Beratung am Telefon
- Anrufer, die unbedingt einen Menschen wollen
KI-Büro-Agenten: wenn die KI mitarbeiten soll
Ein KI-Agent wartet nicht auf deine Frage im Chatfenster. Er ist mit deinen Programmen verbunden, liest mit und bereitet Arbeit vor. machmal ist so ein Agent: Er beantwortet Anfragen als Entwurf, schreibt Angebote aus Sprachnachrichten, bereitet Rechnungen und Zahlungserinnerungen vor und sortiert Belege. Alles Ausgehende wartet laut Anbieter auf deine Freigabe. Den Unterschied zum Chatbot erklärt unser Beitrag KI-Agent vs. Chatbot.
machmal
99 € im Monat zzgl. USt., 7 Tage kostenlos testen, plus eigener KI-Zugang (ChatGPT, Claude oder API). Stand September 2026.
- Wiederkehrende Büroarbeit über mehrere Programme
- Inhaber, die lieber Sprachnachrichten schicken als tippen
- Betriebe mit Lexoffice, sevDesk, DATEV, Outlook oder Gmail
- Anrufe, die gehen derzeit nicht
- Wer keine Entwürfe prüfen will
- Wer keine Daten an KI-Anbieter in den USA geben darf
Ausführlich: machmal im Vergleich.
Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
Statt nach dem „besten“ Werkzeug zu fragen, frag nach deinem größten Zeitfresser:
- Du tippst viel und brauchst Formulierungshilfe: ChatGPT oder Claude reichen meist.
- Dein Team arbeitet komplett in Microsoft 365 oder Google Workspace: Copilot oder Gemini, weil die KI dort deine Dateien kennt.
- Du verpasst Anrufe: Telefon-KI.
- Mails, Angebote, Rechnungen und Nachfassen bleiben liegen: ein KI-Büro-Agent, der vorbereitet und dich freigeben lässt.
Quellen: Preisseiten von OpenAI, Anthropic, Microsoft, Google und machmal, abgerufen im September 2026.
Häufige Fragen
Welcher KI-Assistent ist der beste fürs Büro?
Einen Sieger gibt es nicht. Arbeitet dein Betrieb mit Outlook und Word, passt Copilot. Nutzt ihr Gmail und Google Docs, liegt Gemini nahe. Brauchst du vor allem einen Schreibhelfer, reichen ChatGPT oder Claude. Soll die KI selbst Mails, Angebote und Rechnungen vorbereiten, ist ein KI-Büro-Agent die passendere Art.
Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?
In den Privat-Tarifen solltest du das nicht tun, weil dort kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Für Kundendaten sind Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag die bessere Wahl. Details erklärt unser Ratgeber zu KI und Datenschutz.
Was kostet ein KI-Assistent für einen Betrieb mit fünf Leuten?
Das reicht von rund 70 € im Monat, wenn Gemini im Google-Workspace-Paket steckt, bis über 100 US-Dollar für Copilot-Lizenzen zusätzlich zu Microsoft 365. Rechenbeispiele findest du im Ratgeber zu den Kosten von KI im Kleinbetrieb.
Kann ein KI-Assistent Anrufe annehmen?
Chat-Assistenten wie ChatGPT oder Copilot nehmen keine Anrufe für deinen Betrieb an. Dafür gibt es eigene KI-Telefonassistenten, die über eine Rufumleitung eingebunden werden.
Stand: 28.09.2026. Preise und Funktionen ändern sich bei KI-Diensten oft. Prüfe die aktuellen Angaben vor einer Entscheidung beim Anbieter. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
