In diesem Beitrag
- Copilot Chat ist für Geschäftskonten ohne Aufpreis nutzbar, kennt aber deine Mails und Dateien nicht automatisch.
- Microsoft 365 Copilot Business kostet 21 US-Dollar je Nutzer im Monat bei Jahresbindung, zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz (Stand September 2026, beim Anbieter prüfen).
- Copilot sieht alles, was der jeweilige Nutzer sehen darf. Vor dem Start solltest du Freigaben in OneDrive und SharePoint aufräumen.
- Er lohnt sich, wenn dein Team viel in Outlook, Word, Excel und Teams arbeitet. Für Arbeit in Branchen- oder Buchhaltungssoftware hilft er kaum.
Welche Copilot-Varianten gibt es?
Der Name Copilot steht bei Microsoft für mehrere Dinge. Für kleine Betriebe sind zwei wichtig:
- Microsoft 365 Copilot Chat: ein KI-Chat für Geschäftskonten, ohne Aufpreis. Er beantwortet Fragen und arbeitet mit Dateien, die du hochlädst. Auf dein Postfach und deine Dokumente greift er nicht von selbst zu.
- Microsoft 365 Copilot (für kleine Betriebe: Copilot Business): die kostenpflichtige Zusatzlizenz. Erst sie bringt die KI direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, mit Zugriff auf deine Mails, Termine und Dateien.
Die Privat-Abos Microsoft 365 Personal und Family enthalten inzwischen ebenfalls Copilot-Funktionen. Sie sind aber für private Nutzung gedacht und für Kundendaten im Betrieb keine gute Grundlage.
Was kostet Microsoft 365 Copilot für kleine Betriebe?
| Posten | Preis | Hinweis |
|---|---|---|
| Copilot Chat | ohne Aufpreis | mit Geschäftskonto |
| Copilot Business | 21 US-$ je Nutzer und Monat bei Jahresbindung | für Betriebe bis 300 Nutzer, zeitweise Aktionspreise |
| Monatliche Zahlung | höher als bei Jahresbindung | flexibler, gut zum Testen |
| Voraussetzung | Microsoft-365-Lizenz je Nutzer | zum Beispiel Business Standard oder Premium |
Stand September 2026, beim Anbieter prüfen. US-Dollar-Preise netto. Den Euro-Preis zeigt dir Microsoft im Admin-Center oder dein Microsoft-Partner. Quelle: Microsoft 365 Copilot Business.
Was kann Copilot im Büro wirklich?
- Outlook: lange Mailverläufe zusammenfassen, Antwortentwürfe schreiben, den Ton einer Mail prüfen.
- Word: Entwürfe aus Stichpunkten oder aus vorhandenen Dokumenten erstellen, lange Texte kürzen.
- Excel: Formeln vorschlagen, Tabellen auswerten, Auffälligkeiten erklären.
- Teams: Besprechungen zusammenfassen und Aufgaben daraus ableiten, wenn Transkription aktiv ist.
- PowerPoint: Präsentationen aus einem Word-Dokument oder einer Beschreibung erstellen.
Das Muster ist immer gleich: Copilot hilft in dem Programm, das gerade offen ist, und wartet auf deine Anweisung. Mit Copilot Studio lassen sich eigene Agenten bauen, die auch Abläufe anstoßen. Das braucht aber Einrichtung und oft zusätzliche Kosten.
Die unterschätzte Voraussetzung: aufgeräumte Freigaben
Copilot sieht alles, was der jeweilige Nutzer sehen darf. Das ist gewollt, hat aber eine Nebenwirkung: Wenn in OneDrive oder SharePoint Ordner mit Gehaltsabrechnungen, Personalakten oder Kundendaten für alle freigegeben sind, findet Copilot sie auch. Was vorher im Chaos untergegangen ist, taucht plötzlich in einer Zusammenfassung auf.
Deshalb vor dem Start:
- Freigaben „für alle im Unternehmen“ prüfen und einschränken.
- Sensible Ordner gezielt nur für die Personen freigeben, die sie brauchen.
- Mitarbeiter informieren, dass Copilot eingesetzt wird und was er sieht.
Wie steht es um den Datenschutz?
Für Geschäftskunden gelten bei Copilot dieselben Vertragsgrundlagen wie für Microsoft 365, einschließlich Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Microsoft verarbeitet Daten von Kunden in der EU nach eigener Aussage innerhalb der EU-Datengrenze. Deine Inhalte werden laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet. Das ist für viele Betriebe ein echter Vorteil gegenüber Einzeltarifen anderer Anbieter. Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz.
Rechnet sich das? Ein Beispiel
Annahme: Ein Betrieb mit 3 Personen im Büro, alle mit Microsoft 365, Copilot Business mit Jahresbindung.
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Copilot Business, 3 Nutzer | 3 × 21 US-$ = 63 US-$ im Monat |
| Pro Jahr | 756 US-$ netto |
| Angenommener Stundenwert | 50 € pro Stunde |
| Nötige Ersparnis je Person | weniger als eine halbe Stunde im Monat |
Rein rechnerisch trägt sich die Lizenz also schnell. Die ehrliche Frage ist, ob die Ersparnis tatsächlich entsteht. Wer 20 Mails am Tag in Outlook bearbeitet, merkt den Unterschied. Wer die meiste Zeit in einer Branchensoftware, in Lexoffice oder am Telefon verbringt, eher nicht.
Für wen lohnt sich Copilot, für wen nicht?
Microsoft 365 Copilot Business
21 US-$ je Nutzer im Monat bei Jahresbindung, plus Microsoft-365-Lizenz. Stand September 2026, beim Anbieter prüfen.
- Teams, die den Tag in Outlook, Word, Excel und Teams verbringen
- Viele Besprechungen, die protokolliert werden sollen
- Betriebe, die Datenschutz im bestehenden Microsoft-Vertrag halten wollen
- Betriebe, die Microsoft nur für Mail nutzen
- Arbeit in Buchhaltungs- oder Branchensoftware
- Wer möchte, dass Aufgaben ohne Anstoß erledigt werden
Microsoft 365 Copilot Chat
ohne Aufpreis mit Geschäftskonto
- Erste Schritte mit KI ohne neue Kosten
- Texte formulieren und Dateien zusammenfassen
- Betriebe, die erst testen wollen
- Arbeit mit deinem Postfach und deinen Dokumenten
- Wiederkehrende Aufgaben
- Wer mehr als einen Chat braucht
Fazit
Copilot ist kein Muss, aber für reine Microsoft-Betriebe die naheliegendste KI mit sauberem Vertragsrahmen. Er spart Zeit beim Lesen und Schreiben in Office-Programmen. Er erledigt aber keine Aufgaben von allein und hilft wenig, wenn deine Arbeit in anderen Programmen stattfindet.
Häufige Fragen
Ist Copilot in Microsoft 365 Business Standard enthalten?
Copilot Chat ist für Geschäftskonten nutzbar. Die volle Integration in Outlook, Word, Excel und Teams mit Zugriff auf deine Dateien braucht die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot, bei kleinen Betrieben in der Variante Copilot Business.
Muss jeder Mitarbeiter eine Copilot-Lizenz haben?
Nein. Du kannst Lizenzen einzelnen Personen zuweisen. Oft reicht es, mit ein oder zwei Leuten zu starten, die viel schreiben und viele Mails bearbeiten.
Ist Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform nutzbar?
Microsoft bietet für Geschäftskunden einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und verarbeitet Daten von EU-Kunden nach eigener Aussage innerhalb der EU-Datengrenze. Deine Inhalte werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle genutzt. Deine eigenen Pflichten, etwa Informationen an Mitarbeiter, bleiben bestehen.
Kann Copilot Rechnungen in Lexoffice oder DATEV schreiben?
Nicht direkt. Copilot arbeitet in erster Linie in Microsoft-Programmen. Für Aufgaben in anderen Programmen brauchst du Schnittstellen, eigene Agenten mit Copilot Studio oder eine andere Lösung.
Wie teste ich, ob Copilot sich lohnt?
Nimm eine Lizenz für einen Monat bei monatlicher Zahlung und notiere, welche Aufgaben schneller gehen. Monatliche Zahlung ist teurer, aber du bindest dich nicht für ein Jahr.
Stand: 28.09.2026. Preise und Funktionen ändern sich bei KI-Diensten oft. Prüfe die aktuellen Angaben vor einer Entscheidung beim Anbieter. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
