In diesem Beitrag
- ChatGPT, Copilot und Gemini antworten, wenn du fragst. machmal wird mit Postfach, Kalender und Rechnungsprogramm verbunden und bereitet Arbeit selbst vor.
- machmal kostet 99 € im Monat zzgl. USt. und lässt sich 7 Tage kostenlos testen. Den KI-Zugang, etwa ChatGPT, Claude oder einen API-Schlüssel, bringst du selbst mit.
- Stärken: arbeitet programmübergreifend, legt Entwürfe zur Freigabe vor, protokolliert jede Aktion, Server in Deutschland.
- Grenzen: kein Telefon, zusätzliches KI-Abo nötig, Daten gehen an den Modellanbieter in den USA, junges Produkt.
TransparenzhinweisDieses Portal ist ein Angebot von machmal. Wir vergleichen hier also unser eigenes Produkt. Damit du das einordnen kannst, stehen Stärken und Grenzen gleich ausführlich im Text. Alle Angaben zu machmal stammen von der Website, den AGB und der Datenschutzerklärung des Anbieters, Stand September 2026.
Was ist machmal?
machmal ist ein KI-Agent für das Büro kleiner Betriebe. Er wird mit deinen Programmen verbunden, etwa Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, Lexoffice oder sevDesk, und arbeitet dort mit. Laut Anbieter lassen sich über tausend Programme anbinden. Hat ein Programm keine Schnittstelle, bedient der Agent es in einem eigenen Browser.
Gesteuert wird machmal über die machmal-App, Telegram, Microsoft Teams, Slack oder E-Mail, gern auch per Sprachnachricht. Technisch basiert der Agent auf der Open-Source-Software Hermes Agent von Nous Research, die machmal für dich installiert, betreibt und um Anbindungen, Kanäle und Oberfläche ergänzt. Betreiber ist die Visionconcepts Ltd mit Sitz auf Zypern.
Worin unterscheidet sich machmal von ChatGPT?
Der Anbieter beschreibt es selbst so: ChatGPT antwortet, wenn du fragst. Ein Agent hat Zugriff auf deine Programme, ein Gedächtnis und eine Uhrzeit, zu der er morgens von allein anfängt. Konkret heißt das: Eine Anfrage, die am Sonntagabend kommt, liegt am Montag schon als Antwortentwurf bereit. Eine offene Rechnung fällt ihm auf, bevor du sie suchst. Und neue Aufgaben erklärst du ihm einmal, etwa „schau jeden Freitag, welche Rechnungen offen sind“, dann erledigt er sie regelmäßig.
machmal, ChatGPT, Copilot und Gemini im Vergleich
| Kriterium | machmal | ChatGPT Plus | Copilot Business | Gemini in Workspace |
|---|---|---|---|---|
| Preis | 99 € zzgl. USt. je Konto, plus KI-Zugang | rund 23 € inkl. MwSt. | 21 US-$ je Nutzer plus Microsoft 365 | in Business Standard, 13,60 € je Nutzer |
| Wer stößt an? | du, feste Uhrzeiten oder neue Ereignisse | du | du | du |
| Wo arbeitet es? | in vielen verbundenen Programmen | im Chat | in Microsoft-Programmen | in Google-Programmen |
| Ausgehende Mails | als Entwurf zur Freigabe | kopierst du selbst | als Entwurf in Outlook | als Entwurf in Gmail |
| Daten | Server in Deutschland, Modell meist USA | USA | EU-Datengrenze | Google-Cloud |
| Telefon | nein, derzeit nicht | nein | nein | nein |
| Einrichtung | ein Nachmittag (laut Anbieter) | Minuten | Stunden bis Tage | Minuten |
Preise Stand September 2026, beim Anbieter prüfen. Wichtig: Die Lösungen schließen sich nicht aus. Wer ChatGPT oder Claude schon nutzt, kann das vorhandene Konto als Antrieb für machmal verbinden.
Was machmal im Büro übernimmt
Laut Anbieter „alles, was am Rechner geht“. Auf der Website nennt machmal vor allem diese Aufgaben:
- Anfragen per Mail und Kontaktformular beantworten, mit Terminvorschlägen aus deinem Kalender
- Angebote aus einer Sprachnachricht mit deinen Positionen und Preisen erstellen
- Rechnungen über Lexoffice, sevDesk, DATEV oder deine Vorlage vorbereiten, Zahlungserinnerungen als Entwurf
- Belege aus Fotos auslesen und für die Steuerberatung ablegen
- Termine eintragen, verschieben, an Termine erinnern
- Bewertungen anfragen, Stammkunden erinnern, Beiträge und Stellenanzeigen entwerfen, Nachrichten übersetzen
Die Beispiele auf der Website sind als Beispieldaten gekennzeichnet. Wie gut das im eigenen Betrieb funktioniert, zeigt nur ein Test mit echten Aufgaben.
Stärken
- Arbeitet über Programmgrenzen hinweg: Postfach, Kalender und Rechnungsprogramm in einem Ablauf, ohne Kopieren.
- Freigabe und Protokoll: Ausgehendes legt der Agent als Entwurf vor, jede Aktion steht in einem einsehbaren Protokoll.
- Routinen und Gedächtnis: Aufgaben einmal erklären, danach regelmäßig erledigt.
- Server in Deutschland: Agent, Dokumente und Protokoll liegen bei Hetzner in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Faire Bedingungen: keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Testphase ohne Zahlungsdaten, die von selbst endet, Datenexport als ZIP.
- Offene Dokumentation: Drittanbieter, Datenflüsse und die zugrunde liegende Open-Source-Software sind benannt.
Grenzen
- Eigener KI-Zugang nötig: ohne ChatGPT-, Claude- oder API-Zugang läuft nichts. Das ist ein zweiter Vertrag und zusätzliche Kosten.
- Daten gehen in die USA: Die Inhalte deiner Aufgaben gehen an deinen Modellanbieter, die Programm-Anbindungen laufen über Composio. Beide sitzen in den USA.
- Privat-Abos sind heikel: Nutzt du ein privates ChatGPT- oder Claude-Abo, fehlt dort ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. machmal empfiehlt selbst für Kundendaten einen API-Zugang.
- Freigabe ist eine Regel, keine Sperre: So steht es in den AGB. Rechte in den Programmen solltest du deshalb begrenzen.
- Kein Telefon: machmal arbeitet derzeit schriftlich. Anrufe bleiben bei dir.
- Ergebnisse prüfen: Sprachmodelle machen Fehler. Preise, Mengen und Steuersätze musst du vor der Freigabe kontrollieren.
- Junges Produkt: Langjährige Erfahrungswerte gibt es noch nicht. Browser-Bedienung ist weniger verlässlich als eine echte Schnittstelle.
Für wen passt machmal, für wen nicht?
machmal
99 € im Monat zzgl. USt., 7 Tage kostenlos testen, plus eigener KI-Zugang. Stand September 2026.
- Betriebe, in denen Anfragen, Angebote, Rechnungen und Nachfassen liegen bleiben
- Inhaber, die lieber per Sprachnachricht Aufgaben verteilen
- Wer vorhandene Programme behalten will
- Betriebe, deren Hauptproblem das Telefon ist
- Wer keine Daten an KI-Anbieter in den USA geben darf
- Wer Entwürfe nicht prüfen will
ChatGPT, Copilot oder Gemini
ab rund 20 US-$ je Nutzer, Gemini in Workspace ohne Aufpreis. Stand September 2026, beim Anbieter prüfen.
- Formulierungshilfe und Zusammenfassungen
- Betriebe, die fast nur in einem Office-Paket arbeiten
- Einstieg ohne Einrichtung
- Aufgaben über mehrere Programme
- Wiederkehrende Routinen ohne Anstoß
- Nachfassen, das niemand vergessen soll
Fazit
machmal ist kein Ersatz für ChatGPT, sondern setzt darauf auf. Der Mehrwert liegt dort, wo Büroarbeit zwischen Programmen hängen bleibt. Wer vor allem Formulierungshilfe braucht, ist mit einem Chat-Assistenten günstiger bedient. Wer Anrufe verpasst, braucht eine Telefon-KI. Ob sich die 99 € im Monat rechnen, zeigt die kostenlose Testwoche bei machmal mit deinen eigenen Aufgaben.
Häufige Fragen
Ersetzt machmal ChatGPT?
Nein, eher im Gegenteil. machmal nutzt ein Sprachmodell von OpenAI, Anthropic oder einem Anbieter über OpenRouter als Antrieb. Du verbindest dafür dein eigenes Konto oder einen API-Schlüssel. machmal fügt die Anbindung an deine Programme, Routinen, Gedächtnis und Freigabe hinzu.
Was kostet machmal insgesamt?
Laut Anbieter 99 € im Monat je Konto zzgl. USt., im Jahresabo 999 €, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Dazu kommen die Kosten für deinen KI-Zugang, etwa ein ChatGPT- oder Claude-Abo oder API-Nutzung nach Verbrauch.
Verschickt machmal Mails ohne mich?
Der Agent ist so eingestellt, dass er Entwürfe vorlegt und vor dem Versenden nachfragt. Der Anbieter weist in seinen AGB darauf hin, dass das eine Verhaltensregel und keine technische Sperre ist. Deshalb solltest du die Rechte in den verbundenen Programmen auf das Nötige beschränken.
Wo liegen meine Daten bei machmal?
Agent, Dokumente und Protokoll liegen laut Datenschutzerklärung bei Hetzner in Deutschland. Die Inhalte deiner Aufgaben gehen an deinen Modellanbieter, bei OpenAI und Anthropic in die USA. Die Programm-Anbindungen laufen über den Dienst Composio, ebenfalls USA.
Für wen ist machmal gedacht?
Für Betriebe und Selbstständige aller Branchen, bei denen das Büro nebenbei läuft. Der Vertrag richtet sich laut AGB ausschließlich an Unternehmer, nicht an Verbraucher.
Stand: 28.09.2026. Preise und Funktionen ändern sich bei KI-Diensten oft. Prüfe die aktuellen Angaben vor einer Entscheidung beim Anbieter. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
