In diesem Beitrag
- Gibst du Kundendaten in ein KI-Werkzeug ein, brauchst du in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter. Den gibt es meist nur in Geschäftstarifen.
- Server in den USA sind nicht automatisch verboten. Es braucht aber eine Grundlage wie das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.
- In vielen Privat-Tarifen dürfen Anbieter deine Eingaben zum Training nutzen, solange du das nicht abschaltest. Geschäftstarife und API-Zugänge schließen das in der Regel aus.
- Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung, dass Betriebe für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Leute sorgen. Eine kurze interne KI-Regel hilft dabei.
Warum ist Datenschutz bei KI ein Thema?
Ein KI-Assistent arbeitet mit dem, was du ihm gibst. Kopierst du eine Kundenmail hinein, landen Name, Mailadresse und Anliegen beim KI-Anbieter. Das sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Du bleibst als Betrieb dafür verantwortlich, auch wenn die Verarbeitung auf fremden Servern passiert.
Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tarifen und ein paar Regeln lässt sich KI im Büro sauber nutzen. Es kommt auf drei Fragen an.
Frage 1: Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in deinem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AVV. Darin steht, dass der Anbieter die Daten nur für dich verarbeitet, sie schützt und Unterauftragnehmer offenlegt.
| Tarif-Art | AVV | Training mit deinen Daten | Beispiele |
|---|---|---|---|
| Privat-Tarif (kostenlos oder Einzelabo) | in der Regel nein | oft erlaubt, abschaltbar | ChatGPT Free und Plus, Claude Free und Pro |
| Geschäftstarif | ja, in den Bedingungen oder abschließbar | standardmäßig nein | ChatGPT Business, Claude Team, Microsoft 365 Copilot, Gemini in Workspace |
| API-Zugang | ja, beim Anbieter abschließbar | laut Bedingungen nein | OpenAI API, Anthropic API |
| Dienst auf Basis eines Modells | mit dem Dienst, für das Modell je nach Aufbau | je nach Aufbau | Telefon-KI, KI-Agenten, Branchensoftware |
Stand September 2026, bei jedem Anbieter in den aktuellen Bedingungen prüfen.
Besonders bei der letzten Zeile lohnt ein genauer Blick. Viele Dienste nutzen im Hintergrund ein Sprachmodell von OpenAI, Anthropic oder Google. Manchmal läuft das über den Vertrag des Dienstes, manchmal bringst du deinen eigenen KI-Zugang mit. Im zweiten Fall brauchst du auch mit dem Modellanbieter einen AVV.
Frage 2: Wo werden die Daten verarbeitet?
Die großen KI-Anbieter sitzen in den USA. Eine Übermittlung dorthin ist nach Art. 44 ff. DSGVO erlaubt, wenn es eine Grundlage gibt. Die wichtigsten zwei:
- EU-US Data Privacy Framework: Seit Juli 2023 gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für US-Unternehmen, die sich darunter zertifiziert haben. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, zeigt die offizielle Liste unter dataprivacyframework.gov.
- Standardvertragsklauseln: von der EU-Kommission vorgegebene Vertragsbausteine, die viele Anbieter in ihren AVV aufnehmen.
Einige Anbieter verarbeiten Daten auch in Europa. Microsoft nennt das für EU-Kunden die EU-Datengrenze. OpenAI bietet eine Datenspeicherung in Europa für bestimmte Unternehmens- und API-Kunden an. Frag bei jedem Dienst: Wo liegen gespeicherte Daten, und wo wird das Sprachmodell ausgeführt? Das kann auseinanderfallen.
Frage 3: Werden deine Daten zum Training genutzt?
Trainingsnutzung heißt: Der Anbieter darf deine Eingaben verwenden, um künftige Modelle zu verbessern. Für Kundendaten ist das nicht akzeptabel, weil du keine Kontrolle mehr darüber hast.
- ChatGPT (Privat-Tarife): Trainingsnutzung ist standardmäßig aktiv und lässt sich unter „Datenkontrollen“ abschalten.
- Claude (Privat-Tarife): Du legst in den Datenschutzeinstellungen fest, ob deine Chats zur Verbesserung genutzt werden dürfen.
- Geschäftstarife und API: laut den Bedingungen von OpenAI, Anthropic, Microsoft und Google standardmäßig keine Trainingsnutzung.
Wichtig: Das Abschalten im Privat-Tarif ist sinnvoll, ersetzt aber keinen AVV.
Besondere Daten und Berufsgeheimnisse
Für Gesundheitsdaten, etwa in Therapie- oder Arztpraxen, gilt Art. 9 DSGVO mit strengeren Anforderungen. Wer einem Berufsgeheimnis unterliegt, also Ärzte, Anwälte, Steuerberater, muss zusätzlich § 203 StGB beachten. Hier reicht ein Standard-Geschäftstarif nicht automatisch aus. Kläre den Einsatz vorher mit deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Kammer.
Mitarbeiter und KI-Kompetenz
Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung, dass Betriebe, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Leute sorgen. Für einen kleinen Betrieb heißt das: Wer KI nutzt, sollte wissen, was sie kann, wo sie Fehler macht und welche Daten tabu sind. Eine Seite mit internen Regeln reicht oft als Anfang:
- Welche KI-Werkzeuge sind erlaubt, mit welchem Tarif?
- Welche Daten dürfen hinein, welche nie (zum Beispiel Gesundheitsdaten, Bankdaten, Passwörter)?
- Wer prüft KI-Texte, bevor sie an Kunden gehen?
Hilfreich ist auch die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI-Anwendungen.
Checkliste für kleine Betriebe
- Kommen personenbezogene Daten in die KI? Wenn nein, ist der Aufwand gering.
- Wenn ja: Nutzt du einen Geschäftstarif oder API-Zugang mit AVV?
- Ist die Trainingsnutzung ausgeschlossen oder abgeschaltet?
- Wohin fließen die Daten, und auf welcher Grundlage?
- Stehen die KI-Dienste in deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?
- Erwähnt deine Datenschutzerklärung den Einsatz, wo nötig?
- Gibt es eine kurze interne Regel für dein Team?
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit helfen Datenschutzbeauftragte, Kammern oder die Aufsichtsbehörde deines Bundeslandes.
Häufige Fragen
Darf ich ChatGPT im Betrieb überhaupt nutzen?
Ja. Problematisch wird es erst, wenn personenbezogene Daten ohne passende Grundlage verarbeitet werden. Ohne Kundendaten, etwa für allgemeine Texte, ist die Nutzung unkritisch. Mit Kundendaten brauchst du einen Geschäftstarif oder API-Zugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was ist ein AVV und wo bekomme ich ihn?
Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung regelt, dass der Anbieter Daten nur nach deiner Weisung und mit Schutzmaßnahmen verarbeitet. Große Anbieter stellen ihn für Geschäftstarife online bereit, oft als Teil der Vertragsbedingungen oder zum Abschluss im Admin-Bereich.
Reicht es, wenn der Server in Deutschland steht?
Der Serverstandort ist wichtig, aber nicht alles. Entscheidend ist, wohin Daten insgesamt fließen. Ein Dienst kann in Deutschland laufen und trotzdem ein Sprachmodell in den USA nutzen. Frag deshalb nach allen Unterauftragnehmern.
Wie schalte ich die Trainingsnutzung bei ChatGPT ab?
In den Einstellungen unter „Datenkontrollen“ kannst du die Nutzung deiner Inhalte zur Verbesserung der Modelle abschalten. Das ersetzt aber keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was gilt für Arztpraxen, Kanzleien und Steuerbüros?
Hier gelten strengere Regeln: Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, und für Berufsgeheimnisträger kommt § 203 StGB dazu. Solche Daten gehören nur in Werkzeuge, deren Einsatz du vorher mit Datenschutzbeauftragten oder Kammer geklärt hast.
Stand: 28.09.2026. Preise und Funktionen ändern sich bei KI-Diensten oft. Prüfe die aktuellen Angaben vor einer Entscheidung beim Anbieter. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
